Microsoft Office 365 ha la capacità di "spiare" i lavoratori

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Microsoft Office 365 è una popolare suite basata su cloud che offre vari strumenti per la comunicazione, la collaborazione e la produttività. Tuttavia, sapevi che hai anche la capacità di monitorare e analizzare il comportamento e le prestazioni dei tuoi dipendenti?

Office 365 dispone di una funzionalità denominata Punteggio di produttività, che misura il modo in cui la tua organizzazione utilizza le app e i servizi di Office 365. Fornisce informazioni dettagliate su come i dipendenti comunicano, collaborano, creano contenuti e gestiscono il proprio tempo. Fornisce inoltre consigli su come migliorare la produttività e ottimizzare l'infrastruttura IT.

Tuttavia, alcuni critici hanno espresso preoccupazione per il fatto che il punteggio di produttività sia una forma di sorveglianza sul posto di lavoro che invade la privacy e l'autonomia dei lavoratori. Sostengono che ciò può creare una cultura di paura e pressione, in cui i manager monitorano e giudicano costantemente i dipendenti sulla base di parametri che potrebbero non riflettere il loro valore o contributo effettivo.

Secondo Microsoft, il punteggio di produttività non è destinato a essere utilizzato come strumento per spiare i singoli lavoratori, ma piuttosto come un modo per aiutare le organizzazioni a comprendere e migliorare la propria produttività complessiva. Microsoft afferma che il punteggio di produttività non raccoglie dati personali o identificabili e che aggrega e rende anonimi i dati solo a livello di organizzazione. Microsoft afferma inoltre di offrire agli amministratori la possibilità di disabilitare o modificare le impostazioni di raccolta dati e di rispettare le politiche di privacy e conformità di ciascuna organizzazione.

Tuttavia, alcuni esperti hanno notato che il punteggio di produttività consente ancora agli amministratori di approfondire i dati e vedere come si comportano i singoli utenti o gruppi su vari indicatori, come il numero di e-mail inviate, il numero di riunioni a cui hanno partecipato, il numero di file. condiviso o la quantità di tempo trascorso su diverse applicazioni. Avvertono inoltre che il punteggio di produttività potrebbe essere utilizzato in modo improprio o abusato da parte dei manager, che potrebbero utilizzarlo per microgestire, penalizzare o discriminare i propri dipendenti sulla base di criteri arbitrari o parziali.

Pertanto, se utilizzi Office 365 nella tua organizzazione, dovresti essere consapevole dei potenziali rischi e vantaggi del punteggio di produttività. Dovresti inoltre assicurarti di avere una politica chiara e trasparente su come utilizzi e comunichi i dati ai tuoi dipendenti. Devi inoltre rispettare i diritti alla privacy e alla dignità dei tuoi dipendenti e assicurarti di utilizzare il punteggio di produttività in modo equo ed etico che supporti il ​​loro benessere e il loro impegno.

L'utilizzo degli strumenti di gestione del rischio in Microsoft Office per monitorare di nascosto le attività dei dipendenti sui computer utilizzati dal lavoro solleva preoccupazioni di natura etica e di privacy. Sebbene sia vero che le aziende possono trarre vantaggio da alcune funzionalità della suite Microsoft Office, in particolare Office 365, a fini di monitoraggio, è importante trovare un equilibrio tra garantire la sicurezza e rispettare i diritti alla privacy dei dipendenti.

Alcune funzionalità comuni di Office 365 che possono essere utilizzate per il monitoraggio includono:

1. **Monitoraggio e-mail**: i datori di lavoro possono accedere alle e-mail dei dipendenti tramite Office 365. Ciò può essere utile per motivi di sicurezza, ma è essenziale farlo in modo trasparente e entro i limiti delle leggi sulla privacy e delle politiche aziendali.

2. **Monitoraggio dell'utilizzo**: Office 365 consente alle aziende di monitorare l'utilizzo del computer, inclusa la quantità di tempo trascorso in chiamate e riunioni. Sebbene ciò possa essere utilizzato per valutazioni della produttività, deve essere fatto con la conoscenza e il consenso dei dipendenti.

3. **Controllo dell'accesso ai dati**: le aziende possono impostare autorizzazioni e restrizioni su file e documenti in SharePoint, OneDrive e Teams, garantendo la protezione dei dati sensibili. Tuttavia, ciò non dovrebbe violare la privacy del dipendente.

La divulgazione di queste funzionalità, come menzionato nella ricerca dell’UCL, sottolinea la necessità per Microsoft di dare priorità alla privacy degli utenti. I dipendenti hanno il diritto di sapere quando le loro attività vengono monitorate e per quale scopo. È fondamentale che Microsoft prenda in considerazione l’implementazione di funzionalità che avvisino i dipendenti quando è in corso il monitoraggio, entro i limiti legali ed etici.

Sul posto di lavoro, è essenziale mantenere un equilibrio tra sicurezza e privacy dei dipendenti. Le aziende dovrebbero avere politiche chiare e trasparenti che delineino come verranno utilizzati questi strumenti di monitoraggio e garantiscano che rispettino le leggi sulla protezione dei dati. Microsoft può svolgere un ruolo nel facilitare questo equilibrio promuovendo un uso responsabile del proprio software e incoraggiando la trasparenza nelle pratiche di monitoraggio.