التعاون في Microsoft Office: مؤلم ولكنه ليس مستحيلاً

Si trabaja con documentos, es probable que utilice Microsoft Office para crearlos, editarlos y darles formato. Pero Office no es la única opción que existe. En los últimos años, Google Docs y otras alternativas en línea han ganado popularidad al permitir a los usuarios compartir y coeditar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo.

وقد استجابت مايكروسوفت لهذا التحدي من خلال تقديم مجموعات Office الجديدة التي تجمع بين تطبيقات سطح المكتب والمتصفح وتتيح التعاون بين المستخدمين. ولكن إلى أي مدى تعمل هذه الميزات على أرض الواقع؟ وهل تستحق تكلفة الاشتراك في برنامج Office 365 أو Office 2013؟

في منشور المدونة هذا، سأستعرض تجربة التعاون في برامج Word وExcel وOneNote وPowerPoint باستخدام حساب Office 365 وحساب Microsoft المجاني. سأسلط الضوء على إيجابيات وسلبيات التحرير المشترك مع Office ومقارنتها بمحرّر مستندات Google والمنافسين الآخرين.

تتمثل إحدى مزايا Office الجديد في أنه يتيح لك المشاركة والتعاون مع أي شخص، داخل مؤسستك أو خارجها، باستخدام التخزين السحابي SkyDrive وتطبيقات Office Web Apps.

لنفترض أنك تريد مشاركة مستند مع شخص ما والسماح له بعرضه أو تحريره في تطبيق Word Web App. إليك الخطوات التي عليك اتباعها:

– أولاً، يجب عليك حفظ المستند في SkyDrive. يمكنك القيام بذلك من قائمة ملف، بالنقر على حفظ باسم واختيار SkyDrive كموقع.

– بعد ذلك، تحتاج إلى إنشاء رابط مشاركة يمنح الوصول إلى المستند الخاص بك. يمكنك القيام بذلك من قائمة ملف، بالنقر على مشاركة واختيار الحصول على رابط أو دعوة أشخاص. سينشئ الخيار الأول رابطًا يمكنك نسخه ولصقه في رسالة بريد إلكتروني أو رسالة دردشة. سيسمح لك الخيار الثاني بإرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني إلى جهات اتصال Outlook مباشرةً من Word.

– قبل إنشاء الرابط أو إرساله، يمكنك اختيار السماح بالتحرير من عدمه. إذا اخترت السماح بالتحرير، سيتمكن المستلم من إجراء تغييرات على المستند في تطبيق Word Web App. إذا اخترت عدم السماح بالتحرير، سيتمكن المستلم من عرض المستند فقط.

– عندما ينقر المستلم على الرابط، سيرى المستند في متصفحه، باستخدام تطبيق الويب Word. ومع ذلك، سيشاهدون أيضًا رسالة منبثقة تحذرهم من أن الإنترنت قد يكون غير آمن وأنه لا يمكنهم قراءة المستند إلا بشكل افتراضي. سيحتاجون إلى النقر على تمكين التحرير لبدء إجراء التغييرات. هذه ميزة أمان تمنع التحرير غير المصرح به للمستند.

باستخدام هذه الطريقة، يمكنك أنت والمؤلفين المشاركين معك العمل على نفس المستند في نفس الوقت، مع بعض القيود. على سبيل المثال، في Word، لا يمكنك تحرير نفس الفقرة في نفس الوقت الذي يعمل فيه شخص آخر. إذا حاولت القيام بذلك، فستتلقى رسالة منبثقة تخبرك بأن شخصًا آخر يعمل على هذا الجزء من المستند.

إليك منشور مدونة محتمل باستخدام الكلمات الرئيسية:

كيفية التعاون في مستندات Office عبر الإنترنت

إذا كنت تريد مشاركة مستندات Office الخاصة بك وتحريرها مع الآخرين، فلن تحتاج إلى تثبيت أي برنامج أو دفع اشتراك. يمكنك استخدام تطبيقات Office Web Apps، وهي إصدارات مجانية عبر الإنترنت من Word وExcel وOneNote وPowerPoint. إليك كيفية عملها.

أولاً، تحتاج إلى تحميل مستندك إلى خدمة تخزين سحابية، مثل OneDrive أو Dropbox أو Google Drive. بعد ذلك، يمكنك إنشاء رابط لمستندك وإرساله إلى الأشخاص الذين تريد التعاون معهم. يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد منهم عرض المستند فقط أو تحريره أيضاً.

عندما ينقر المستلم على الرابط، تفتح نافذة متصفح الملف في تطبيق الويب Word أو Excel أو OneNote أو PowerPoint. لاحظ أنه حتى إذا كنت قد أرسلت رابطًا يسمح للمستلم بتحرير المستند، فإن المستلم يرى نفس الرسالة المنبثقة التي تنشئها جميع تطبيقات Office عند فتح أي مستند عن طريق البريد الإلكتروني أو التنزيل من الإنترنت، والتي تحذره من أنه نظرًا لأن الإنترنت قد لا يكون آمنًا، فإنه لا يمكنه قراءة المستند افتراضيًا إلا من خلال قراءة المستند. يجب أن ينقر المستلم على زر للسماح له بالتحرير – وهي خطوة غريبة، لأنك أنشأت رابطًا يسمح له تحديدًا بتحرير المستند.

يمكنك أنت وزملاؤك المعينون العمل على المستند في نفس الوقت، مع وجود بعض القيود. في Word، على سبيل المثال، لا يمكنك أنت وزملاؤك تحرير نفس الفقرة في نفس الوقت. إذا حاولت القيام بذلك، ستتلقى رسالة منبثقة بهذا المعنى.

تحتوي تطبيقات Office Web Apps على معظم ميزات ووظائف إصدارات سطح المكتب، ولكنها مبسطة ومحسّنة للاستخدام عبر الإنترنت. يمكنك تنسيق النصوص، وإدراج الصور والجداول، وإضافة التعليقات وتتبع التغييرات، وغير ذلك الكثير. يمكنك أيضًا التبديل إلى إصدار سطح المكتب إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الخيارات المتقدمة.

تُعد تطبيقات Office Web Apps طريقة رائعة للتعاون على المستندات عبر الإنترنت دون التضحية بالجودة أو التوافق. كما أنها متوافقة عبر المتصفحات والأجهزة المختلفة، بحيث يمكنك الوصول إلى مستنداتك من أي مكان. جربها اليوم وشاهد مدى سهولة العمل معاً عبر الإنترنت.

إذا كنت تعمل في مؤسسة لديها خطة أعمال Office 365، يمكنك الوصول إلى بعض أدوات التعاون غير المتوفرة للمستخدمين الأفراد. على سبيل المثال، يتضمن Office 365 Small Business Premium و Office 365 Midsize Business خوادم SharePoint و Lync التي تتيح لك العمل معاً والتواصل مع الزملاء عبر الإنترنت.

ومع ذلك، هناك اختلاف في طريقة إنشاء المستندات ومشاركتها مع زملائك في Office 365. قد تتوقع أنه إذا كان لديك Office 2013 مثبتًا على سطح المكتب، فيمكنك استخدامه للمشاركة في تحرير المستندات مع الآخرين. ولكن هذا ليس هو الحال بشكل افتراضي. عندما تتلقى دعوة لتحرير مستند، يفتح Office 365 المستند في مستعرض الويب، باستخدام إصدار تطبيق الويب من Word أو Excel أو PowerPoint. للتبديل إلى إصدار سطح المكتب من البرنامج، يجب النقر فوق الزر تحرير في Word في تطبيق الويب وانتظار تشغيل برنامج سطح المكتب. قد يكون هذا الأمر مزعجًا ومستهلكًا للوقت، خاصةً إذا كنت تفضل استخدام جميع ميزات سطح مكتب Office.

في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيفية تغيير هذا السلوك الافتراضي وجعل Office 365 يفتح المستندات في إصدار سطح المكتب من Office تلقائيًا. سنشرح أيضًا كيفية المشاركة في تحرير المستندات مع الآخرين باستخدام سطح مكتب Office المكتبي وما هي مزايا وقيود هذا الخيار.