Colaboração no Microsoft Office: dolorosa, mas não impossível

Si trabaja con documentos, es probable que utilice Microsoft Office para crearlos, editarlos y darles formato. Pero Office no es la única opción que existe. En los últimos años, Google Docs y otras alternativas en línea han ganado popularidad al permitir a los usuarios compartir y coeditar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo.

A Microsoft respondeu a esse desafio com a introdução de novos pacotes do Office que combinam aplicativos de desktop e de navegador e permitem a colaboração entre usuários. Mas até que ponto esses recursos funcionam bem na prática? E será que eles valem o custo de uma assinatura do Office 365 ou do software Office 2013?

Nesta postagem do blog, analisarei a experiência de colaboração no Word, Excel, OneNote e PowerPoint, usando uma conta do Office 365 e uma conta gratuita da Microsoft. Destacarei os prós e os contras da coedição com o Office e a compararei com o Google Docs e outros concorrentes.

Um dos benefícios do novo Office é que ele permite que você compartilhe e colabore com qualquer pessoa, dentro ou fora da sua organização, usando o armazenamento em nuvem SkyDrive e o Office Web Apps.

Digamos que você queira compartilhar um documento com alguém e permitir que essa pessoa o visualize ou edite no Word Web App. Aqui estão as etapas que você precisa seguir:

– Primeiro, você deve salvar seu documento no SkyDrive. Você pode fazer isso no menu Arquivo, clicando em Salvar como e escolhendo SkyDrive como o local.

– Em seguida, você precisa criar um link de compartilhamento que concederá acesso ao seu documento. Você pode fazer isso no menu Arquivo, clicando em Compartilhar e selecionando Obter um link ou Convidar pessoas. A primeira opção gerará um link que você pode copiar e colar em um e-mail ou mensagem de bate-papo. A segunda opção permitirá que você envie convites por e-mail aos seus contatos do Outlook diretamente do Word.

– Antes de criar ou enviar o link, você pode escolher se deseja permitir a edição ou não. Se você optar por permitir a edição, o destinatário poderá fazer alterações no seu documento no Word Web App. Se você optar por não permitir a edição, o destinatário só poderá visualizar o documento.

– Quando o destinatário clicar no link, ele verá o documento no navegador, usando o aplicativo da Web do Word. No entanto, ele também verá uma mensagem pop-up avisando que a Internet pode ser insegura e que ele só poderá ler o documento por padrão. Você precisará clicar em Habilitar edição para começar a fazer alterações. Esse é um recurso de segurança que impede a edição não autorizada de seu documento.

Usando esse método, você e seus coautores podem trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, com algumas limitações. Por exemplo, no Word, você não pode editar o mesmo parágrafo ao mesmo tempo que outra pessoa. Se tentar fazer isso, você receberá uma mensagem pop-up informando que outra pessoa está trabalhando nessa parte do documento.

Aqui está uma possível postagem de blog usando as palavras-chave:

Como colaborar em documentos do Office on-line

Se você quiser compartilhar e editar seus documentos do Office com outras pessoas, não precisará instalar nenhum software nem pagar uma assinatura. Você pode usar os Office Web Apps, que são versões on-line gratuitas do Word, Excel, OneNote e PowerPoint. Veja como isso funciona.

Primeiro, você precisa fazer upload do documento em um serviço de armazenamento em nuvem, como OneDrive, Dropbox ou Google Drive. Em seguida, você pode criar um link para o documento e enviá-lo para as pessoas com quem deseja colaborar. Você pode escolher se deseja que elas apenas visualizem ou também editem o documento.

Quando o destinatário clica no link, uma janela do navegador abre o arquivo no aplicativo da Web do Word, Excel, OneNote ou PowerPoint. Observe que, mesmo que você tenha enviado um link autorizando o destinatário a editar o documento, ele verá a mesma mensagem pop-up que todos os aplicativos do Office geram quando abrem qualquer documento por e-mail ou download da Internet, avisando-o de que, como a Internet pode não ser segura, por padrão ele só poderá ler o documento. O destinatário deve clicar em um botão para permitir a edição – uma etapa estranha, já que você criou um link que permite especificamente que ele edite o documento.

Você e seus coautores designados podem trabalhar no documento ao mesmo tempo, com algumas limitações. No Word, por exemplo, você e seus colegas não podem editar o mesmo parágrafo simultaneamente. Se tentar fazer isso, você receberá uma mensagem pop-up nesse sentido.

Os Office Web Apps têm a maioria dos recursos e funções das versões para desktop, mas são simplificados e otimizados para uso on-line. Você pode formatar texto, inserir imagens e tabelas, adicionar comentários e controlar alterações, entre outros. Você também pode mudar para a versão para desktop se precisar de opções mais avançadas.

Os Office Web Apps são uma ótima maneira de você colaborar em documentos on-line sem sacrificar a qualidade ou a compatibilidade. Eles também são compatíveis com vários navegadores e dispositivos, para que você possa acessar seus documentos de qualquer lugar. Experimente-os hoje mesmo e veja como é fácil trabalhar em equipe on-line.

Se você trabalha para uma organização que tem um plano empresarial do Office 365, você tem acesso a algumas ferramentas de colaboração que não estão disponíveis para usuários individuais. Por exemplo, o Office 365 Small Business Premium e o Office 365 Midsize Business incluem servidores SharePoint e Lync que permitem que você trabalhe em conjunto e se comunique com colegas on-line.

No entanto, há uma diferença na maneira como você pode criar e compartilhar documentos com seus colegas no Office 365. Se você tiver o Office 2013 instalado em seu desktop, poderá usá-lo para coeditar documentos com outras pessoas. Mas esse não é o caso por padrão. Quando você recebe um convite para editar um documento, o Office 365 abre o documento no navegador da Web, usando a versão do aplicativo da Web do Word, Excel ou PowerPoint. Para alternar para a versão desktop do programa, você deve clicar no botão Editar no Word no aplicativo Web e aguardar a inicialização do programa desktop. Isso pode ser irritante e demorado, especialmente se você preferir usar todos os recursos da área de trabalho do Office.

Nesta postagem do blog, mostraremos a você como alterar esse comportamento padrão e fazer com que o Office 365 abra automaticamente os documentos na versão desktop do Office. Também explicaremos a você como coeditar documentos com outras pessoas usando a área de trabalho do Office e quais são os benefícios e as limitações dessa opção.