Collaboration dans Microsoft Office : pénible mais pas impossible

Si trabaja con documentos, es probable que utilice Microsoft Office para crearlos, editarlos y darles formato. Pero Office no es la única opción que existe. En los últimos años, Google Docs y otras alternativas en línea han ganado popularidad al permitir a los usuarios compartir y coeditar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo.

Microsoft a répondu à ce défi en introduisant de nouvelles suites Office qui combinent des applications de bureau et de navigateur et permettent la collaboration entre les utilisateurs. Mais dans quelle mesure ces fonctionnalités fonctionnent-elles dans la pratique ? Et valent-elles le coût d’un abonnement à Office 365 ou à Office 2013 ?

Dans ce billet de blog, je vais passer en revue l’expérience de collaboration pour Word, Excel, OneNote et PowerPoint, en utilisant à la fois un compte Office 365 et un compte Microsoft gratuit. Je soulignerai les avantages et les inconvénients de la corédaction avec Office et la comparerai à Google Docs et à d’autres concurrents.

L’un des avantages du nouvel Office est qu’il vous permet de partager et de collaborer avec n’importe qui, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, grâce au stockage en nuage SkyDrive et aux applications Web d’Office.

Imaginons que vous souhaitiez partager un document avec quelqu’un et lui permettre de l’afficher ou de le modifier dans l’application Web de Word. Voici les étapes à suivre :

– Tout d’abord, vous devez enregistrer votre document sur SkyDrive. Vous pouvez le faire à partir du menu Fichier, en cliquant sur Enregistrer sous et en choisissant SkyDrive comme emplacement.

– Ensuite, vous devez créer un lien de partage qui permettra d’accéder à votre document. Vous pouvez le faire à partir du menu Fichier, en cliquant sur Partager et en sélectionnant Obtenir un lien ou Inviter des personnes. La première option génère un lien que vous pouvez copier et coller dans un courriel ou un message de chat. La seconde option vous permet d’envoyer des invitations par courrier électronique à vos contacts Outlook directement à partir de Word.

– Avant de créer ou d’envoyer le lien, vous pouvez choisir d’autoriser ou non l’édition. Si vous choisissez d’autoriser l’édition, le destinataire pourra apporter des modifications à votre document dans l’application Web de Word. Si vous choisissez de ne pas autoriser l’édition, le destinataire ne pourra que consulter votre document.

– Lorsque le destinataire clique sur le lien, il voit votre document dans son navigateur, à l’aide de l’application web Word. Cependant, il verra également un message contextuel l’avertissant que l’Internet n’est peut-être pas sécurisé et qu’il ne peut lire le document que par défaut. Ils devront cliquer sur Activer l’édition pour commencer à apporter des modifications. Il s’agit d’une fonction de sécurité qui empêche toute modification non autorisée de votre document.

Grâce à cette méthode, vous et vos co-auteurs pouvez travailler sur le même document en même temps, avec certaines limitations. Par exemple, dans Word, vous ne pouvez pas modifier le même paragraphe en même temps que quelqu’un d’autre. Si vous essayez de le faire, vous recevrez un message contextuel vous informant que quelqu’un d’autre travaille sur cette partie du document.

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Comment collaborer en ligne sur des documents Office

Si vous souhaitez partager et modifier vos documents Office avec d’autres personnes, vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel ou de payer un abonnement. Vous pouvez utiliser les Office Web Apps, qui sont des versions en ligne gratuites de Word, Excel, OneNote et PowerPoint. Voici comment cela fonctionne.

Tout d’abord, vous devez télécharger votre document vers un service de stockage en nuage, tel que OneDrive, Dropbox ou Google Drive. Ensuite, vous pouvez créer un lien vers votre document et l’envoyer aux personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer. Vous pouvez choisir si vous voulez qu’elles consultent ou modifient le document.

Lorsque le destinataire clique sur le lien, une fenêtre de navigateur ouvre le fichier dans l’application web Word, Excel, OneNote ou PowerPoint. Notez que même si vous avez envoyé un lien autorisant le destinataire à modifier le document, ce dernier voit apparaître le même message contextuel que toutes les applications Office lorsqu’il ouvre un document envoyé par courrier électronique ou téléchargé depuis l’internet, l’avertissant que l’internet n’est peut-être pas sécurisé et que, par défaut, il ne peut que lire le document. Le destinataire doit cliquer sur un bouton pour autoriser l’édition, une étape étrange puisque vous avez créé un lien qui lui permet spécifiquement d’éditer le document.

Vous et vos coauteurs désignés pouvez travailler sur le document en même temps, avec quelques limitations. Dans Word, par exemple, vous et vos collègues ne pouvez pas modifier le même paragraphe simultanément. Si vous essayez de le faire, vous recevrez un message contextuel à cet effet.

Les applications Web d’Office possèdent la plupart des caractéristiques et des fonctions des versions de bureau, mais elles sont simplifiées et optimisées pour une utilisation en ligne. Vous pouvez mettre en forme du texte, insérer des images et des tableaux, ajouter des commentaires et suivre les modifications, etc. Vous pouvez également passer à la version de bureau si vous avez besoin d’options plus avancées.

Les applications Web d’Office sont un excellent moyen de collaborer sur des documents en ligne sans sacrifier la qualité ou la compatibilité. Elles sont également compatibles avec tous les navigateurs et tous les appareils, ce qui vous permet d’accéder à vos documents où que vous soyez. Essayez-les dès aujourd’hui et constatez à quel point il est facile de collaborer en ligne.

Si vous travaillez pour une organisation qui dispose d’un plan d’affaires Office 365, vous avez accès à certains outils de collaboration qui ne sont pas disponibles pour les utilisateurs individuels. Par exemple, Office 365 Small Business Premium et Office 365 Midsize Business comprennent des serveurs SharePoint et Lync qui vous permettent de collaborer et de communiquer avec vos collègues en ligne.

Toutefois, la manière dont vous créez et partagez des documents avec vos collègues dans Office 365 est différente. Si Office 2013 est installé sur votre bureau, vous devriez pouvoir l’utiliser pour co-éditer des documents avec d’autres personnes. Mais ce n’est pas le cas par défaut. Lorsque vous recevez une invitation à modifier un document, Office 365 ouvre le document dans le navigateur web, en utilisant la version de l’application web de Word, Excel ou PowerPoint. Pour passer à la version bureau du programme, vous devez cliquer sur le bouton Modifier de Word dans l’application web et attendre que le programme bureau se lance. Cette opération peut s’avérer fastidieuse et chronophage, surtout si vous préférez utiliser toutes les fonctionnalités de la version de bureau d’Office.

Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment modifier ce comportement par défaut et faire en sorte qu’Office 365 ouvre automatiquement les documents dans la version de bureau d’Office. Nous vous expliquerons également comment co-éditer des documents avec d’autres personnes utilisant la version de bureau d’Office et quels sont les avantages et les limites de cette option.