Microsoft Office 365 لديه القدرة على «التجسس» على الموظفين

`

Microsoft Office 365 هو مجموعة تطبيقات شائعة قائمة على السحابة توفر أدوات متنوعة للتواصل والتعاون والإنتاجية. ومع ذلك، هل تعلم أن لديها أيضًا القدرة على تتبع وتحليل سلوك وأداء موظفيك وتحليلهم؟

يحتوي Office 365 على ميزة تسمى نقاط الإنتاجية، والتي تقيس كيفية استخدام مؤسستك لتطبيقات وخدمات Office 365. وهي توفر رؤى حول كيفية تواصل موظفيك وتعاونهم وإنشاء المحتوى وإدارة وقتهم. كما يقدم لك توصيات حول كيفية تحسين إنتاجيتك وتحسين البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات لديك.

ومع ذلك، فقد أعرب بعض النقاد عن قلقهم من أن مقياس الإنتاجية هو شكل من أشكال المراقبة في مكان العمل التي تنتهك خصوصية العمال واستقلاليتهم. ويجادلون بأنه يمكن أن يخلق ثقافة الخوف والضغط، حيث يراقب المديرون الموظفين باستمرار ويحكمون عليهم بناءً على مقاييس قد لا تعكس قيمتهم أو مساهمتهم الحقيقية.

ووفقًا لمايكروسوفت، لا يُقصد من Productivity Score أن تُستخدم كأداة للتجسس على العاملين الأفراد، بل كوسيلة لمساعدة المؤسسات على فهم وتحسين إنتاجيتها بشكل عام. تقول Microsoft أن Productivity Score لا تجمع أي بيانات شخصية أو يمكن التعرف عليها، وأنها تقوم فقط بتجميع البيانات وإخفاء هويتها على مستوى المؤسسة. تقول مايكروسوفت أيضًا أنها تمنح المسؤولين خيار تعطيل أو تعديل إعدادات جمع البيانات وأنها تحترم سياسات الخصوصية والامتثال الخاصة بكل مؤسسة.

ومع ذلك، فقد أشار بعض الخبراء إلى أن مقياس الإنتاجية لا يزال يسمح للمسؤولين بالتعمق في البيانات ومعرفة أداء المستخدمين الفرديين أو المجموعات على مقاييس مختلفة، مثل عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، أو عدد الاجتماعات التي تم حضورها، أو عدد الملفات المشتركة، أو مقدار الوقت المستغرق في التطبيقات المختلفة. كما يحذرون أيضًا من إمكانية إساءة استخدام أو إساءة استخدام مقياس الإنتاجية من قِبل المديرين الذين قد يستخدمونه للإدارة التفصيلية أو معاقبة موظفيهم أو التمييز ضدهم بناءً على معايير تعسفية أو متحيزة.

لذلك، إذا كنت تستخدم Office 365 في مؤسستك، فيجب أن تكون على دراية بالمخاطر والفوائد المحتملة لنقاط الإنتاجية. يجب عليك أيضًا التأكد من أن لديك سياسة واضحة وشفافة حول كيفية استخدامك للبيانات وإبلاغها لموظفيك. يجب عليك أيضًا احترام حقوق موظفيك في الخصوصية والكرامة، والتأكد من أنك تستخدم نقاط الإنتاجية بطريقة عادلة وأخلاقية تدعم رفاهيتهم ومشاركتهم.

يثير استخدام أدوات إدارة المخاطر في Microsoft Office لمراقبة أنشطة الموظفين سرًا على أجهزة الكمبيوتر التي يوفرها العمل مخاوف أخلاقية وأخرى تتعلق بالخصوصية. في حين أنه من الصحيح أنه يمكن للشركات الاستفادة من بعض الميزات داخل مجموعة Microsoft Office، وخاصة Office 365، لأغراض المراقبة، إلا أنه من المهم تحقيق التوازن بين ضمان الأمن واحترام حقوق خصوصية الموظفين.

تتضمن بعض الميزات الشائعة في Office 365 التي يمكن استخدامها للمراقبة ما يلي:

1. ** مراقبة البريد الإلكتروني**: يمكن لأصحاب العمل الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني للموظفين من خلال Office 365. قد يكون ذلك مفيدًا لأسباب أمنية، ولكن من الضروري القيام بذلك بشفافية وفي حدود قوانين الخصوصية وسياسات الشركة.

2. **تتبع الاستخدام**: يسمح Office 365 للشركات بمراقبة استخدام الكمبيوتر، بما في ذلك مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في المكالمات والاجتماعات. وبينما يمكن استخدام ذلك لتقييم الإنتاجية، يجب أن يتم ذلك بمعرفة الموظفين وموافقتهم.

3. **التحكم في الوصول إلى البيانات**: يمكن للشركات تعيين أذونات وقيود على الملفات والمستندات في SharePoint وOneDrive وTeams، مما يضمن حماية البيانات الحساسة. ومع ذلك، يجب ألا يتعدى ذلك على خصوصية الموظف.

ويؤكد الإفصاح عن هذه القدرات، كما ورد في بحث كلية لندن الجامعية، على ضرورة أن تعطي مايكروسوفت الأولوية لخصوصية المستخدم. يحق للموظفين معرفة متى تتم مراقبة أنشطتهم ولأي غرض. ومن الأهمية بمكان أن تفكر مايكروسوفت في تنفيذ ميزات تنبه الموظفين عند حدوث المراقبة، ضمن الحدود القانونية والأخلاقية.

في مكان العمل، من الأهمية بمكان الحفاظ على التوازن بين الأمن وخصوصية الموظفين. يجب أن يكون لدى الشركات سياسات واضحة وشفافة تصف كيفية استخدام أدوات المراقبة هذه وتضمن امتثالها لقوانين حماية البيانات. يمكن أن تلعب Microsoft دوراً في تسهيل هذا التوازن من خلال تعزيز الاستخدام المسؤول لبرامجها وتشجيع الشفافية في ممارسات المراقبة.