Microsoft Office 365 è in grado di «spiare» i lavoratori

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Microsoft Office 365 è una famosa suite di applicazioni basata sul cloud che offre diversi strumenti per la comunicazione, la collaborazione e la produttività. Tuttavia, sapevi che ha anche la capacità di tracciare e analizzare il comportamento e le prestazioni dei tuoi dipendenti?

Office 365 dispone di una funzione chiamata Productivity Score, che misura l’utilizzo delle applicazioni e dei servizi Office 365 da parte della tua azienda. Fornisce informazioni su come i tuoi dipendenti comunicano, collaborano, creano contenuti e gestiscono il loro tempo. Inoltre, fornisce consigli su come migliorare la produttività e ottimizzare l’infrastruttura IT.

Tuttavia, alcuni critici hanno espresso il timore che il Productivity Score sia una forma di sorveglianza del posto di lavoro che invade la privacy e l’autonomia dei lavoratori. Sostengono che possa creare una cultura della paura e della pressione, in cui i manager monitorano e giudicano costantemente i dipendenti in base a parametri che potrebbero non riflettere il loro reale valore o contributo.

Secondo Microsoft, Productivity Score non è uno strumento per spiare i singoli lavoratori, ma piuttosto un modo per aiutare le organizzazioni a capire e migliorare la loro produttività complessiva. Microsoft afferma che Productivity Score non raccoglie dati personali o identificabili e che si limita ad aggregare e anonimizzare i dati a livello organizzativo. Microsoft afferma inoltre che offre agli amministratori la possibilità di disabilitare o modificare le impostazioni di raccolta dei dati e che rispetta le politiche di privacy e conformità di ogni organizzazione.

Tuttavia, alcuni esperti hanno sottolineato che Productivity Score consente comunque agli amministratori di approfondire i dati e vedere come i singoli utenti o gruppi si comportano in base a varie metriche, come il numero di e-mail inviate, il numero di riunioni a cui si è partecipato, il numero di file condivisi o il tempo trascorso su diverse applicazioni. condivisi o il tempo trascorso su diverse applicazioni. Inoltre, avvertono che il Punteggio di Produttività potrebbe essere usato in modo improprio o abusato dai manager, che potrebbero usarlo per microgestire, penalizzare o discriminare i propri dipendenti sulla base di criteri arbitrari o parziali.

Pertanto, se utilizzi Office 365 nella tua azienda, devi essere consapevole dei potenziali rischi e benefici di Productivity Score. Dovresti anche assicurarti di avere una politica chiara e trasparente sulle modalità di utilizzo e comunicazione dei dati ai tuoi dipendenti. Devi anche rispettare i diritti alla privacy e alla dignità dei tuoi dipendenti e assicurarti di utilizzare Productivity Score in modo equo ed etico per favorire il loro benessere e il loro impegno.

L’utilizzo degli strumenti di gestione del rischio di Microsoft Office per monitorare in modo occulto le attività dei dipendenti sui computer in dotazione al lavoro solleva problemi etici e di privacy. Se è vero che le aziende possono sfruttare alcune funzioni della suite Microsoft Office, in particolare Office 365, a scopo di monitoraggio, è importante trovare un equilibrio tra la garanzia di sicurezza e il rispetto dei diritti alla privacy dei dipendenti.

Alcune funzioni comuni di Office 365 che possono essere utilizzate per il monitoraggio includono:

1. **Monitoraggio delle email**: i datori di lavoro possono accedere alle email dei dipendenti attraverso Office 365. Questo può essere utile per motivi di sicurezza, ma è fondamentale farlo in modo trasparente e nei limiti delle leggi sulla privacy e delle politiche aziendali.

2. **Tracciamento dell’utilizzo**: Office 365 consente alle aziende di monitorare l’utilizzo del computer, compreso il tempo dedicato a chiamate e riunioni. Sebbene questo possa essere utilizzato per valutare la produttività, deve essere fatto con la consapevolezza e il consenso dei dipendenti.

3. **Controllo dell’accesso ai dati**: le aziende possono impostare autorizzazioni e restrizioni su file e documenti in SharePoint, OneDrive e Teams, garantendo la protezione dei dati sensibili. Tuttavia, questo non deve violare la privacy dei dipendenti.

La divulgazione di queste funzionalità, come indicato nella ricerca dell’UCL, sottolinea la necessità per Microsoft di dare priorità alla privacy degli utenti. I dipendenti hanno il diritto di sapere quando le loro attività vengono monitorate e a quale scopo. È fondamentale che Microsoft prenda in considerazione l’implementazione di funzioni che avvisino i dipendenti del monitoraggio in corso, nel rispetto dei limiti legali ed etici.

Sul posto di lavoro è fondamentale mantenere un equilibrio tra sicurezza e privacy dei dipendenti. Le aziende devono avere politiche chiare e trasparenti che descrivano le modalità di utilizzo di questi strumenti di monitoraggio e che garantiscano la conformità alle leggi sulla protezione dei dati. Microsoft può contribuire a facilitare questo equilibrio promuovendo un uso responsabile del suo software e incoraggiando la trasparenza nelle pratiche di monitoraggio.