7 cose che Microsoft non ci ha detto sulla nuova applicazione Office

La scorsa settimana Microsoft ha lanciato Office, una nuova applicazione mobile per iOS e Android che l’azienda ha aggiunto alla già affollata schiera di applicazioni individuali.

Simplemente denominada «Office», la nueva aplicación para teléfonos inteligentes (se ejecuta en tabletas, pero Microsoft prometió algo más sesgado hacia ellas en una fecha posterior) retrocede en el tiempo al combinar múltiples aplicaciones: Word, Excel y PowerPoint. (Para aquellos que se irritan con el «OK, boomer», el concepto huele a las primeras suites de gama baja, como AppleWorks o Microsoft Works).

Tuttavia, Microsoft ha presentato Office non come un ritorno ai tempi del lavoro, ma come il modo in cui vede il futuro della produttività mobile, con piccoli compiti da svolgere in ogni momento libero. Se Microsoft ha ragione, Office potrebbe essere foriero di un lavoro fattibile su uno smartphone o addirittura su un piccolo tablet. Modificare un documento Word complesso su un dispositivo del genere? No, grazie. Selezionarlo qui e aggiungerlo lì? Forse.

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Sebbene Microsoft abbia accennato a una rivoluzione nel concetto di produttività mobile, ha offerto una presentazione di base di Office. Ha lasciato molti dettagli in secondo piano.

Queste sono alcune delle cose che Microsoft non ci ha detto su Office o, se le ha dette, le ha sottovalutate. Abbiamo risolto il problema per loro.

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Come praticamente tutti i bit scaricabili gratuitamente creati da Microsoft, la nuova applicazione mobile di Office ha una licenza tale da rendere legale il completamento delle sole attività personali.

«…non potrai (e non avrai il diritto di)… utilizzare il software per attività commerciali, senza scopo di lucro o che generino profitti, a meno che tu non abbia diritti di utilizzo commerciale in base a un accordo separato», si legge nei termini di licenza dell’applicazione.

In questo caso, i «diritti aziendali» derivano da un abbonamento Office 365 assegnato all’utente dal suo datore di lavoro. Gli abbonamenti di livello consumer, tra cui Office 365 Personal e Office 365 Home, non concedono tali diritti. Quelli che invece lo fanno: Office 365 Enterprise E3 ed E5, così come Microsoft 3.

Non si tratta di una novità: da tempo Microsoft richiede agli utenti di avere un abbonamento adeguato per creare o modificare documenti utilizzando le sue applicazioni mobili. Ma è bene ribadirlo perché è facile dimenticarlo o ignorarlo.

La nuova applicazione di Office non modifica questo requisito di licenza. Se la utilizzi per lavorare senza un abbonamento Office 365 del tuo datore di lavoro, stai violando i termini di servizio.

Non si tratta solo di Word + Excel + PowerPoint

La nuova applicazione Office non si limita a combinare tre applicazioni esistenti in una sola. Aggiunge anche alcune funzionalità esclusive dell’applicazione o che in precedenza erano disponibili solo in altre applicazioni Microsoft.

Ad esempio, l’applicazione Office ti permette di scansionare i codici QR per aprire file e link. Inoltre, ti permette di firmare i file PDF con il dito o con uno stilo. Si integra anche con OneDrive e SharePoint per la collaborazione e l’archiviazione in cloud.

Una delle caratteristiche più interessanti è la possibilità di creare e modificare file PDF da immagini o documenti Word, Excel e PowerPoint. Puoi anche convertire i file PDF in file Word o Excel modificabili.

Un’altra funzione è la modalità Lens, che ti permette di utilizzare la fotocamera del dispositivo per catturare testi, tabelle, immagini e lavagne. Potrai poi modificarli in Word, Excel o PowerPoint, oppure salvarli come file PDF.

L’applicazione Office include anche alcuni modelli per creare rapidamente dei documenti. Puoi scegliere tra diverse categorie, come relazioni, curriculum, brochure e fatture.

L’app supporta anche la dettatura vocale e i comandi vocali per creare e modificare documenti. Puoi anche usare la voce per cercare file e comandi all’interno dell’app.

L’applicazione non sostituisce le singole applicazioni.

La nuova applicazione Office combina Word, Excel e PowerPoint in un’unica interfaccia, ma non li sostituisce completamente. Le singole applicazioni offrono ancora alcune funzioni che non sono disponibili nell’applicazione Office.

Ad esempio, l’applicazione Word ha più opzioni di formattazione rispetto all’applicazione Office, come il layout di pagina, le intestazioni e i piè di pagina, le note a piè di pagina e le note finali, le citazioni e la bibliografia e la traccia delle modifiche.

L’applicazione Excel ha un maggior numero di funzioni e formule rispetto all’applicazione Office, oltre a un maggior numero di tipi di grafici e strumenti di analisi dei dati.

L’applicazione PowerPoint ha più transizioni e animazioni rispetto all’applicazione Office, oltre a un maggior numero di temi e layout di design.

Le singole applicazioni supportano anche componenti aggiuntivi che ne estendono le funzionalità con servizi e strumenti di terze parti.

Se hai bisogno di queste funzioni avanzate, puoi comunque utilizzare le singole applicazioni sul tuo dispositivo mobile. Puoi anche passare dall’applicazione Office alle singole applicazioni senza problemi toccando il pulsante Apri nell’angolo in alto a destra dello schermo.

L’applicazione è ottimizzata per gli smartphone.

La nuova applicazione di Office è progettata principalmente per gli smartphone, non per i tablet. Microsoft ha dichiarato che rilascerà una versione separata dell’app per i tablet nel corso dell’anno.

L’app funziona sia su dispositivi iOS che Android, ma ci sono alcune differenze. Ad esempio, la versione iOS supporta la modalità scura, mentre quella Android no. La versione Android ha anche un widget per la schermata iniziale che ti permette di accedere rapidamente ai file recenti e a quelli appuntati.

L’applicazione richiede iOS 13.0 o successivo, oppure Android 6.0 o successivo. Richiede inoltre un dispositivo con almeno 1GB di RAM.

L’applicazione è gratuita, ma non per tutti.

La nuova applicazione Office può essere scaricata e utilizzata gratuitamente per scopi personali e didattici. Puoi creare e modificare documenti anche senza un abbonamento a Office 365, purché tu rispetti i termini della licenza.

Tuttavia, se vuoi utilizzare l’applicazione per attività commerciali, no-profit o per generare profitti, devi sottoscrivere un abbonamento a Office 365 che includa le applicazioni mobili. Questi includono Office 365 Enterprise E3 ed E5, oltre a Microsoft 3.

Se hai un abbonamento a Office 365, puoi accedere all’applicazione con il tuo account business o education e accedere a tutte le funzionalità e i vantaggi del tuo piano.

L’applicazione non è disponibile in tutte le regioni.

La nuova applicazione di Office è attualmente disponibile solo in alcune regioni. Microsoft ha dichiarato che nel corso del tempo l’applicazione verrà estesa ad altre regioni.

Puoi verificare se l’applicazione è disponibile nella tua regione visitando l’App Store o il Google Play Store e cercando «Office». Se vedi l’applicazione con l’icona che raffigura Word, Excel e PowerPoint in un quadrato, allora puoi scaricarla. In caso contrario, dovrai aspettare che sia disponibile nella tua regione.

L’applicazione è ancora in fase di sviluppo.

La nuova applicazione Office non è un prodotto definitivo. Microsoft ha dichiarato che continuerà a migliorare e aggiornare l’applicazione in base ai feedback e ai suggerimenti degli utenti.

Puoi condividere i tuoi feedback e suggerimenti con Microsoft toccando l’icona Impostazioni nell’angolo in basso a destra dello schermo e poi toccando Aiuto e Feedback. Puoi anche valutare e recensire l’applicazione su App Store o Google Play Store.

Microsoft ha inoltre dichiarato che in futuro aggiungerà altre funzioni e funzionalità all’app. Alcune delle funzionalità previste includono il supporto per i tablet, la modalità scura per Android, il supporto per altre lingue e l’integrazione con altre app e servizi Microsoft.