Microsoft Office 365 kann Mitarbeiter «ausspionieren

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Microsoft Office 365 ist eine beliebte cloudbasierte Anwendungssuite, die verschiedene Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität bietet. Aber wussten Sie, dass es auch die Möglichkeit bietet, das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu analysieren?

Office 365 verfügt über eine Funktion namens Productivity Score, die misst, wie Ihr Unternehmen Office 365-Anwendungen und -Dienste nutzt. Er gibt Aufschluss darüber, wie Ihre Mitarbeiter kommunizieren, zusammenarbeiten, Inhalte erstellen und ihre Zeit verwalten. Außerdem erhalten Sie Empfehlungen, wie Sie Ihre Produktivität verbessern und Ihre IT-Infrastruktur optimieren können.

Einige Kritiker haben jedoch Bedenken geäußert, dass Productivity Score eine Form der Überwachung am Arbeitsplatz ist, die in die Privatsphäre und die Autonomie der Arbeitnehmer eingreift. Sie argumentieren, dass es eine Kultur der Angst und des Drucks schaffen kann, in der Manager die Mitarbeiter ständig überwachen und anhand von Kennzahlen beurteilen, die möglicherweise nicht ihren tatsächlichen Wert oder Beitrag widerspiegeln.

Laut Microsoft ist Productivity Score nicht dazu gedacht, einzelne Mitarbeiter auszuspionieren, sondern soll Unternehmen dabei helfen, ihre Gesamtproduktivität zu verstehen und zu verbessern. Microsoft sagt, dass Productivity Score keine persönlichen oder identifizierbaren Daten sammelt und die Daten nur auf Organisationsebene aggregiert und anonymisiert. Microsoft sagt auch, dass es Administratoren die Möglichkeit gibt, die Einstellungen für die Datenerfassung zu deaktivieren oder zu ändern und dass es die Datenschutz- und Compliance-Richtlinien der einzelnen Unternehmen respektiert.

Einige Experten haben jedoch darauf hingewiesen, dass Productivity Score es Administratoren immer noch ermöglicht, die Daten zu analysieren und zu sehen, wie einzelne Benutzer oder Gruppen in Bezug auf verschiedene Metriken abschneiden, z. B. die Anzahl der gesendeten E-Mails, die Anzahl der besuchten Meetings, die Anzahl der freigegebenen Dateien. oder die Zeit, die mit verschiedenen Anwendungen verbracht wurde. Sie warnen auch davor, dass Productivity Score von Managern missbraucht werden könnte, um ihre Mitarbeiter auf der Grundlage willkürlicher oder voreingenommener Kriterien zu überwachen, zu bestrafen oder zu diskriminieren.

Wenn Sie Office 365 in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie sich daher der potenziellen Risiken und Vorteile von Productivity Score bewusst sein. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über eine klare und transparente Richtlinie verfügen, wie Sie Daten nutzen und Ihren Mitarbeitern mitteilen. Sie sollten auch die Rechte Ihrer Mitarbeiter auf Privatsphäre und Würde respektieren und sicherstellen, dass Sie Productivity Score auf faire und ethische Weise nutzen, die deren Wohlbefinden und Engagement fördert.

Die Verwendung von Risikomanagement-Tools in Microsoft Office zur verdeckten Überwachung der Aktivitäten von Mitarbeitern auf den von der Firma bereitgestellten Computern wirft ethische und datenschutzrechtliche Bedenken auf. Es stimmt zwar, dass Unternehmen bestimmte Funktionen der Microsoft Office-Suite, insbesondere von Office 365, zu Überwachungszwecken nutzen können, aber es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen der Gewährleistung der Sicherheit und der Achtung der Datenschutzrechte der Mitarbeiter zu finden.

Einige gängige Funktionen in Office 365, die für die Überwachung genutzt werden können, sind:

1. **E-Mail-Überwachung**: Arbeitgeber können über Office 365 auf die E-Mails ihrer Mitarbeiter zugreifen. Dies kann aus Sicherheitsgründen nützlich sein, aber es ist wichtig, dies transparent und innerhalb der Grenzen der Datenschutzgesetze und Unternehmensrichtlinien zu tun.

2. **Nutzungsverfolgung**: Office 365 ermöglicht es Unternehmen, die Computernutzung zu überwachen, einschließlich der Zeit, die für Anrufe und Meetings aufgewendet wird. Dies kann zwar für Produktivitätsbewertungen genutzt werden, muss aber mit dem Wissen und der Zustimmung der Mitarbeiter erfolgen.

3. **Datenzugriffskontrolle**: Unternehmen können Berechtigungen und Einschränkungen für Dateien und Dokumente in SharePoint, OneDrive und Teams festlegen und so sicherstellen, dass sensible Daten geschützt sind. Dies sollte jedoch nicht die Privatsphäre der Mitarbeiter verletzen.

Die Offenlegung dieser Fähigkeiten, wie sie in der UCL-Studie erwähnt wird, unterstreicht die Notwendigkeit für Microsoft, die Privatsphäre der Nutzer in den Vordergrund zu stellen. Mitarbeiter haben ein Recht darauf zu wissen, wann ihre Aktivitäten überwacht werden und zu welchem Zweck. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Microsoft die Implementierung von Funktionen in Erwägung zieht, die die Mitarbeiter im Rahmen der rechtlichen und ethischen Grenzen darüber informieren, wenn eine Überwachung stattfindet.

Am Arbeitsplatz ist es von entscheidender Bedeutung, ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren. Unternehmen müssen über klare und transparente Richtlinien verfügen, die beschreiben, wie diese Überwachungstools verwendet werden, und sicherstellen, dass sie den Datenschutzgesetzen entsprechen. Microsoft kann zu diesem Gleichgewicht beitragen, indem es einen verantwortungsvollen Umgang mit seiner Software fördert und die Transparenz der Überwachungspraktiken unterstützt.