Colaboración en Microsoft Office: dolorosa pero no imposible

Si trabaja con documentos, es probable que utilice Microsoft Office para crearlos, editarlos y darles formato. Pero Office no es la única opción que existe. En los últimos años, Google Docs y otras alternativas en línea han ganado popularidad al permitir a los usuarios compartir y coeditar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo.

Microsoft ha respondido a este desafío introduciendo nuevas suites de Office que combinan aplicaciones de escritorio y de navegador y permiten la colaboración entre los usuarios. Pero, ¿qué tan bien funcionan estas características en la práctica? ¿Y valen el costo de una suscripción a Office 365 o al software Office 2013?

En esta publicación de blog, revisaré la experiencia de colaboración para Word, Excel, OneNote y PowerPoint, utilizando tanto una cuenta de Office 365 como una cuenta gratuita de Microsoft. Destacaré los pros y los contras de coeditar con Office y lo compararé con Google Docs y otros competidores.

Uno de los beneficios del nuevo Office es que le permite compartir y colaborar con cualquier persona, ya sea dentro o fuera de su organización, utilizando el almacenamiento en la nube SkyDrive y Office Web Apps.

Supongamos que desea compartir un documento con alguien y permitirle verlo o editarlo en Word Web App. Estos son los pasos que debes seguir:

– Primero, debes guardar tu documento en SkyDrive. Puede hacerlo desde el menú Archivo, haciendo clic en Guardar como y eligiendo SkyDrive como ubicación.

– A continuación, debe crear un enlace para compartir que le otorgará acceso a su documento. Puede hacerlo desde el menú Archivo, haciendo clic en Compartir y seleccionando Obtener un enlace o Invitar personas. La primera opción generará un enlace que podrás copiar y pegar en un correo electrónico o mensaje de chat. La segunda opción le permitirá enviar invitaciones por correo electrónico a sus contactos de Outlook directamente desde Word.

– Antes de crear o enviar el enlace, puedes elegir si quieres permitir la edición o no. Si elige permitir la edición, el destinatario podrá realizar cambios en su documento en Word Web App. Si elige no permitir la edición, el destinatario solo podrá ver su documento.

– Cuando el destinatario haga clic en el enlace, verá su documento en su navegador, utilizando la aplicación web de Word. Sin embargo, también verán un mensaje emergente advirtiéndoles que Internet puede ser inseguro y que solo pueden leer el documento de forma predeterminada. Deberán hacer clic en Habilitar edición para comenzar a realizar cambios. Esta es una característica de seguridad que evita la edición no autorizada de su documento.

Al utilizar este método, usted y sus coautores pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, con algunas limitaciones. Por ejemplo, en Word, no puedes editar el mismo párrafo al mismo tiempo que otra persona. Si intenta hacerlo, recibirá un mensaje emergente que le informará que alguien más está trabajando en esa parte del documento.

Aquí hay una posible publicación de blog usando las palabras clave:

Cómo colaborar en documentos de Office en línea

Si desea compartir y editar sus documentos de Office con otras personas, no necesita instalar ningún software ni pagar una suscripción. Puede utilizar Office Web Apps, que son versiones en línea gratuitas de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. Así es como funciona.

Primero, debe cargar su documento en un servicio de almacenamiento en la nube, como OneDrive, Dropbox o Google Drive. Luego, puede crear un enlace a su documento y enviarlo a las personas con las que desea colaborar. Puedes elegir si quieres que solo vean o también editen el documento.

Cuando el destinatario hace clic en el enlace, una ventana del navegador abre el archivo en la aplicación web Word, Excel, OneNote o PowerPoint. Tenga en cuenta que incluso si ha enviado un vínculo autorizando al destinatario a editar el documento, el destinatario ve el mismo mensaje emergente que generan todas las aplicaciones de Office cuando abre cualquier documento por correo electrónico o descarga de Internet, advirtiéndole que debido a que Internet puede no es seguro, de forma predeterminada solo puede leer el documento. El destinatario debe hacer clic en un botón para permitir la edición, un paso extraño, ya que usted creó un enlace que le permite específicamente editar el documento.

Usted y sus coautores designados pueden trabajar en el documento al mismo tiempo, con un par de limitaciones. En Word, por ejemplo, usted y sus colegas no pueden editar el mismo párrafo simultáneamente. Si intenta hacerlo, recibirá un mensaje emergente al respecto.

Office Web Apps tiene la mayoría de las características y funciones de las versiones de escritorio, pero están simplificadas y optimizadas para su uso en línea. Puede formatear texto, insertar imágenes y tablas, agregar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios, y más. También puedes cambiar a la versión de escritorio si necesitas opciones más avanzadas.

Las Office Web Apps son una excelente manera de colaborar en documentos en línea sin sacrificar la calidad o la compatibilidad. También son compatibles con diferentes navegadores y dispositivos, para que puedas acceder a tus documentos desde cualquier lugar. Pruébelos hoy y vea lo fácil que es trabajar juntos en línea.

Si trabaja para una organización que tiene un plan empresarial de Office 365, tiene acceso a algunas herramientas de colaboración que no están disponibles para usuarios individuales. Por ejemplo, Office 365 Small Business Premium y Office 365 Midsize Business incluyen servidores SharePoint y Lync que le permiten trabajar juntos y comunicarse con sus colegas en línea.

Sin embargo, existe una diferencia en la forma de crear y compartir documentos con sus compañeros de trabajo en Office 365. Es de esperar que, si tiene Office 2013 instalado en su escritorio, pueda usarlo para coeditar documentos con otras personas. Pero ese no es el caso por defecto. Cuando recibe una invitación para editar un documento, Office 365 abre el documento en el navegador web, utilizando la versión de aplicación web de Word, Excel o PowerPoint. Para cambiar a la versión de escritorio del programa, debe hacer clic en el botón Editar en Word en la aplicación web y esperar a que se inicie el programa de escritorio. Esto puede resultar molesto y llevar mucho tiempo, especialmente si prefiere utilizar todas las funciones del escritorio de Office.

En esta publicación de blog, le mostraremos cómo cambiar este comportamiento predeterminado y hacer que Office 365 abra documentos en la versión de escritorio de Office automáticamente. También explicaremos cómo coeditar documentos con otras personas utilizando el escritorio de Office y cuáles son los beneficios y limitaciones de esta opción.