Revisión en línea de Microsoft Office

Microsoft Office Online es una versión basada en la web del popular conjunto de aplicaciones de Microsoft Office. Permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más mediante un navegador y una conexión a Internet. En esta publicación de blog, revisaré las características, los beneficios y los inconvenientes de Microsoft Office Online y lo compararé con la versión de escritorio de Microsoft Office.

Características

Microsoft Office Online ofrece las siguientes aplicaciones:

– Word Online: un procesador de textos que le permite crear y formatear documentos de texto, agregar imágenes, tablas, gráficos y otros elementos, y colaborar con otros en tiempo real.

– Excel Online: una aplicación de hoja de cálculo que le permite organizar y analizar datos, realizar cálculos, crear gráficos y tablas dinámicas y usar varias funciones y fórmulas.

– PowerPoint Online: una aplicación de presentación que le permite diseñar y entregar presentaciones de diapositivas, agregar animaciones, transiciones, audio y video, y ensayar y grabar su narración.

– OneNote Online: una aplicación para tomar notas que le permite capturar y organizar notas, dibujos, recortes web, clips de audio y más en cuadernos digitales que se sincronizan con sus dispositivos.

– Outlook Online: una aplicación de correo electrónico y calendario que le permite enviar y recibir mensajes, administrar sus contactos, programar citas y reuniones, y acceder a sus tareas y notas.

– OneDrive: un servicio de almacenamiento en la nube que le permite almacenar y acceder a sus archivos en línea, compartirlos con otros y sincronizarlos entre sus dispositivos.

– SharePoint Online: una plataforma de colaboración que le permite crear y administrar sitios web, intranets, extranets, sitios de grupo, bibliotecas de documentos, listas, flujos de trabajo y más.

– Equipos: una aplicación de comunicación y trabajo en equipo que le permite chatear, llamar, realizar videoconferencias, compartir archivos y trabajar en proyectos con sus colegas.

– Sway: una aplicación de narración que le permite crear informes interactivos, boletines, presentaciones y más utilizando contenido multimedia y contenido web.

Beneficios

Microsoft Office Online tiene varias ventajas sobre la versión de escritorio de Microsoft Office. Algunos de ellos son:

– Accesibilidad: Puede acceder a sus archivos y aplicaciones desde cualquier dispositivo con un navegador y una conexión a Internet. No necesita instalar ni actualizar ningún software en su dispositivo. También puede usar Office Online en dispositivos móviles usando las aplicaciones de Office Mobile o el navegador.

– Colaboración: puede compartir fácilmente sus archivos con otras personas y trabajar juntos en tiempo real. Puede ver quién está editando el archivo, chatear con ellos, dejar comentarios, realizar un seguimiento de los cambios y ser coautor de documentos. También puede usar Teams para comunicarse y colaborar con los miembros de su equipo en proyectos.

– Integración: puede integrar sin problemas sus archivos y aplicaciones con otros servicios de Microsoft, como OneDrive, SharePoint Online, Outlook Online, Teams, Sway, etc. También puede usar complementos de Office para ampliar la funcionalidad de sus aplicaciones con servicios de terceros, como Dropbox, Evernote, Google Drive, etc.

– Costo: Puedes usar Office Online gratis con una cuenta de Microsoft. Obtiene 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito en OneDrive. Si necesita más almacenamiento o funciones avanzadas, como acceso sin conexión o nombres de dominio personalizados para direcciones de correo electrónico o sitios web, puede suscribirse a los planes de Microsoft 365 que comienzan desde $ 6.99 por mes para uso personal o $ 5 por usuario por mes para uso empresarial.

inconvenientes

Microsoft Office Online también tiene algunas limitaciones en comparación con la versión de escritorio de Microsoft Office. Algunos de ellos son:

– Funcionalidad: Office Online no tiene todas las características y herramientas que están disponibles en la versión de escritorio de Office. Por ejemplo, Word Online no admite macros, Excel Online no admite herramientas de análisis de datos como Solver o Power Query, PowerPoint Online no admite animaciones o transiciones avanzadas, etc. Algunas funciones también pueden funcionar de manera diferente o tener opciones limitadas en Office Online.

– Compatibilidad: es posible que Office Online no sea totalmente compatible con algunos formatos de archivo o características compatibles con la versión de escritorio de Office u otras aplicaciones. Por ejemplo, algunas fuentes, estilos, diseños o gráficos pueden no mostrarse correctamente o pueden perderse al abrir o guardar archivos en Office Online. Es posible que algunas funciones, como la protección con contraseña, el cifrado, las firmas digitales, etc., no funcionen en Office Online.

– Confiabilidad: Office Online depende de su conexión a Internet y del rendimiento del navegador. Si tiene una conexión lenta o inestable, puede experimentar retrasos, errores o interrupciones mientras usa Office Online. Si su navegador falla o se congela, puede perder parte de su trabajo si no se guarda o sincroniza con OneDrive.

Comparación

Para resumir, aquí hay una tabla que compara algunos de los aspectos clave de Microsoft Office Online y el escritorio de Microsoft Office:

| Aspecto | Microsoft Office en línea | Escritorio de Microsoft Office |

| — | — | — |

| Disponibilidad | Cualquier dispositivo con navegador y conexión a internet | Dispositivos Windows o Mac con software instalado |

| Costo | Gratis con una cuenta de Microsoft; planes de pago para más almacenamiento o funciones | Compra única o plan de suscripción |

| Características | Funciones básicas para crear, editar y compartir archivos | Funciones completas para crear, editar y compartir archivos |

| Colaboración | Coautoría y comentarios en tiempo real; Integración de equipos | Coautoría y comentarios limitados; Integración de equipos |

| Integración | OneDrive, SharePoint Online, Outlook Online, Sway, etc. | OneDrive, SharePoint Online, Outlook Online, Sway, etc. |

| Compatibilidad | Es posible que algunos formatos de archivo o funciones no sean compatibles o funcionen de manera diferente | La mayoría de los formatos de archivo o funciones son compatibles o funcionan igual |

| Confiabilidad | Depende de la conexión a Internet y el rendimiento del navegador | Depende del rendimiento del dispositivo y las actualizaciones de software |

Conclusión

Microsoft Office Online es una forma conveniente y rentable de crear, editar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más mediante un navegador y una conexión a Internet. Ofrece características básicas para las tareas más comunes y permite una fácil colaboración e integración con otros servicios de Microsoft. Sin embargo, no tiene todas las funciones y herramientas que están disponibles en la versión de escritorio de Microsoft Office y es posible que no sea totalmente compatible con algunos formatos de archivo o funciones. Por lo tanto, dependiendo de sus necesidades y preferencias, es posible que desee utilizar Office Online como complemento del escritorio de Office o como una alternativa a este.

Cómo usar Office en línea

Office Online es una plataforma basada en la web que le permite acceder y editar sus archivos almacenados en su cuenta de Microsoft. También puede crear nuevos archivos y cargar los existentes usando varias aplicaciones de Office, como Excel, Word, Outlook y más.

Para usar Office Online, debe visitar Office.com e iniciar sesión con las credenciales de su cuenta de Microsoft. Verá un menú con diferentes íconos para cada aplicación, como se muestra a continuación:

[imagen del menú de Office.com]

Haga clic en la aplicación que desea usar y será dirigido a su versión en línea. Allí, puede crear un nuevo archivo, abrir uno existente desde su cuenta o cargar uno desde su computadora. Por ejemplo, si desea utilizar Excel Online, puede hacer clic en el botón Cargar y elegir un formato de archivo XLS, XLSX, XLB, CSV u otro compatible desde su dispositivo.

[imagen del botón de carga de Excel Online]

Office Online ofrece muchas características y funciones que son similares a las versiones de escritorio de las aplicaciones. Puede editar sus archivos en línea, compartirlos con otros, colaborar en tiempo real y guardarlos en su cuenta o descargarlos a su computadora. También puede acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo y navegador, siempre que tenga una conexión a Internet.

[imagen de la interfaz de edición de Excel Online]

Office Online es una herramienta conveniente y poderosa que puede ayudarlo a trabajar con sus archivos en cualquier momento y en cualquier lugar. Para obtener más información sobre Office Online y sus aplicaciones, visite el sitio web oficial o consulte las páginas de ayuda y soporte.

Formatos de archivo en línea de Microsoft Office

Microsoft Office Online es totalmente compatible con los siguientes tipos de archivos, lo que significa que puede abrirlos y guardarlos en estos formatos:

DOCM, DOCX, PPTM, PPTX, XLSM, XLSX

También se admiten otros archivos, como CSV, pero después de editarlo, si desea volver a guardarlo en su computadora, debe elegir XLSX o XLSM.

Sin embargo, puede aprovechar una herramienta de exportación que permite guardar formatos como ODT y PDF como un documento descargado. De lo contrario, Office guarda en OneDrive de forma predeterminada y se vincula con su versión de escritorio de Office de modo que su lista de archivos más recientes se sincroniza entre los dos.

Microsoft Office en línea frente a Microsoft Office

La versión de escritorio de Office es similar a la versión en línea. Si bien es posible que algunas características no estén presentes en la herramienta en línea, la apariencia general es casi idéntica. Ambos contienen Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote.

La principal limitación se relaciona con la plenitud del conjunto de características. Las aplicaciones de escritorio, en virtud de residir en un disco duro con acceso al sistema operativo, contienen herramientas más ricas para cosas como la inserción de objetos complejos. Aunque Office Online es sin duda una suite de productividad en línea con todas las funciones, ninguna plataforma solo en línea generalmente ofrece la misma capacidad que un programa instalado localmente.

Actualmente no existe una versión en línea de Access o Publisher.

Reflexiones sobre Microsoft Office Online

Si está familiarizado con Office en su escritorio, usar la versión en línea es muy sencillo, ya que los menús y las funciones son similares, si no exactamente iguales.

Se permiten formatos de archivo comunes y todos los formatos compatibles con Office se admiten en la versión en línea. Sin embargo, hay una gran diferencia en la forma en que Office Online usa estos archivos en comparación con la versión de escritorio.

Supongamos que está trabajando con otra persona en un archivo DOC que se creó en un programa como SSuite Office. Si carga este archivo DOC en Office Online e intenta realizar modificaciones, el archivo se convierte automáticamente a DOCX.